Quỹ tiền mặt bị âm phải xử lý như thế nào?

Mình đang làm kế toán tổng hợp, Trong quá trình làm thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp bị âm tiền trên sổ quỹ tiền mặt, mình phải xử lý như thế nào, có thể làm bút toán mượn tiền của chủ Doanh nghiệp không?

Sau đây Kế Toán Hà Nội sẽ  hỗ trợ bạn như sau:

Thứ 1. Qũy tiền mặt bị âm là gì?

Qũy tiền mặt bị âm khi tổng chi tiền mặt trên sổ sách lớn hơn tổng thu tiền mặt trên sổ sách.

Việc để quỹ tiền mặt bị âm là không phù hợp với thực tế. Bởi không có thu tiền thì không thể có chi tiền.

Do đó quỹ tiền mặt bị âm sẽ không được cơ quan Thuế chấp nhận, và làm xấu báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Đây là lý do mà kế toán phải đưa ra giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả nhất.
quy tien mat

Thứ 2. Nguyên nhân quỹ tiền mặt bị âm.

Có rất nhiều lý do khiến quỹ tiền mặt bị âm. Tuy nhiên, có thể phân thành các nhóm nguyên nhân chính sau:

– Nhóm nguyên nhân số 1: Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc khống nghiệp vụ chi tiền

Việc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền sẽ làm giảm khoản thu tiền tại doanh nghiệp. Việc làm nhiều phiếu chi tiền khống cho cùng 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm tăng số tiền chi của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do khiến tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bị âm.

– Nhóm nguyên nhân số 2: Kế toán hạch toán sai trình tự Chi tiền trước, thu tiền sau.

Việc kế toán hạch toán sai trình tự sẽ làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong kỳ hạch toán.

– Nhóm nguyên nhân số 3: Kế toán hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán

– Nhóm nguyên nhân số 4: Lỗi do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán, phân công công việc

Việc ghi số tiền thu chi vào sổ sách (sổ cái, sổ quỹ) không khớp với số tiền thực tế cũng khiến cho tiền mặt bị âm. Hoặc kế toán thu thập thiếu hoặc làm mất chứng từ thu, chi…; Không có sự đối soát sổ sách thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ.

Ngoài ra, việc hạch toán sai, hoặc vi phạm nguyên tắc bất công việc cũng là nguyên nhân khiến quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bị âm.

*** Một số giải pháp để xử lý hậu quả:

1. Kiểm tra xem các thành viên trong công ty đã góp đủ vốn điều lệ chưa. nếu chưa thì bổ sung ngay bút toán góp vốn bằng tiền mặt. Các bạn yên tâm là có thể góp vốn bằng tiền mặt nhé không nhất thiết phải chuyển khoản. Chuyển khoản chỉ áp dụng khi àm góp vốn từ đơn vị này sang đơn vị khác. (Các bạn có thể tham khảo thêm thông tư TT09/2015/TT-BTC ngày 29/01/2015

Nợ TK 111/ có TK 4111

2. Làm hợp đồng vay ngắn hạn lãi suất 0%

Nợ TK 111/ Có TK 311.

Cách này phổ biến, chiếm tỉ lệ 90% kế toán hay dùng.

3. Dựa vào các hóa đơn bán hàng để làm các phiếu thu với nội dung khách hàng đặt trước tiền hàng.

Nợ TK 111 / Có TK 131

4. Dựa vào các hóa đơn mua hàng để chuyển một số khoản phải trả cho nhà cung cấp lùi lại.

Hoạch toán: Nợ 152,153..627,641,642….,1331/ có 331

5. Nếu không phát sinh tờ khai thuế TNCN thì có thể treo có TK 334 các tháng chỉ làm bút toán tạm ứng cho người lao động mà không thanh toán hết lương.

Khi đã xảy ra hiện tượng âm quỹ tiền mặt tức là nghiệp vụ phát sinh đã không được chuẩn 100% vì vậy bất kể áp dụng cách xử lý nào trong số các cách trên đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, và không tránh khỏi mức độ rủi ro. Cần lưu ý:

* Một là: Góp vốn qua ngân hàng thì càng tốt. Không thì góp tiền mặt cũng được (nhưng phải cập nhật thường xuyên thông tư Thuế vì kể từ T3/2014 đã có yêu cầu các khoản góp vốn, vay đều phải thực hiện qua ngân hàng, không dùng tiền mặt. Tuy nhiên chưa có Thông tư ghi rõ đối tượng góp vốn/cho vay là Cá nhân nên tạm thời vẫn áp dụng được cách này).

*Hai là: Nếu công ty có lên sàn giao dịch và mua bán chứng khoán vốn có giá thì bắt buộc người đầu tư phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.

Chúc các bạn thành công!